Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie Melding niet meer tonen
Herakles Pharma

Stagiair Office Management – MBO stage

Functiegroep: Inkoop/HR/Finance/ICT
Locatie:Maarssen
Procedure: Intern
Vacature ID:#749
Publicatiedatum:21-02-2019

Stagiair Office Management – MBO stage

De organisatie

Volg je een MBO opleiding op het gebied van office management, secretaresse of management assistent en zoek je leuke en uitdagende stage voor minimaal 3 maanden? Dan zijn wij op zoek naar jou! Wij zijn een snelgroeiend bedrijf met 20-25 medewerkers, gevestigd in Maarssen/Bisonspoor. Wij zijn op zoek naar iemand voor 3 tot 5 dagen in de week.

De functie

In de functie als stagiair Office Management zorg je op alle niveaus voor ondersteuning. Naast veelal administratieve en faciliterende werkzaamheden aan directe collega’s. Je ontvangt gasten, beantwoordt, filtert en verbindt de binnenkomende telefoontjes door. Ook draag je zorg voor een representatieve uitstraling van het kantoor.


Taken en verantwoordelijkheden voor de Stagiair Office Management:


Frontoffice

  • Het op een correcte manier beantwoorden en verwerken van inkomende en uitgaande telefoongesprekken;
  • Deurbeleid, receptie, gasten ontvangen en te woord staan;
  • Inkomende/uitgaande post.

Backoffice

  • Wekelijkse inventarisatie kantoorartikelen;
  • Inkoop kantoorartikelen, koffie-en thee voorzieningen, huishoudelijke artikelen;
  • Zorgdragen van tijdige melding storing apparatuur, gebreken kantoor of directe omgeving;
  • Bij noodgevallen het tijdig alarmeren van aanwezige BHV’er en/of aanwezige directie;
  • Dagelijkse support aan de office manager, CRM manager, recruitment en de (financiële) administratie.

Administratief

  • Beheer agenda (interviews, meetings, afspraken met derden);
  • Beheer algemene postvak outlook;
  • Correspondentie met externe partijen;
  • Support fleet management.
  • Filing/CRM-werkzaamheden (data-entry, listings, opt-outs).

Facilitair

  • Verzorgen representatieve uitstraling kantoor;
  • Coördineren van de dagelijkse lunch op kantoor;
  • Coördineren externe wekelijkse interieurverzorging.

Het profiel

  • Enthousiaste en representatieve ondersteuner;
  • Uitstekende talenkennis in het Nederlands en Engels in woord en geschrift;
  • Klant- en servicegerichte uitstraling;
  • MBO niveau.

Inlichtingen bij

Meer informatie over deze stage / Stagiair Office Management? Neem dan contact op met Leonie Koomen op Leonie@heraklespharma.nl of 06-1051 83 23.

Meer informatie
Leonie Koomen Recruiter leonie@heraklespharma.nl 06-10518323